Directiesecretaresse

Waarom jij bij ons wil werken

• Geen dag is hetzelfde.
• De flexibiliteit en ruimte om je eigen werk in te richten.
• Hou jij van tempo, uitdaging en schakelen op allerlei niveaus? Dan voel jij je hier helemaal op je plek.
• Ontwikkelmogelijkheden: je krijgt volop mogelijkheid om vernieuwend bezig te zijn in jouw vakgebied.
• Werken in een informele en menselijke sfeer en een niet hiërarchische omgeving.
• Je komt terecht in een dynamische, levendige en mensgerichte organisatie waar de energie voelbaar is. Ja, het is druk en soms hectisch - maar juist daar maak jij het verschil. Jij brengt overzicht, rust en structuur in een omgeving waar veel gebeurt en waar jouw rol echt impact heeft.
• Je werkt intensief samen met een collega directiesecretaresse. De veelzijdigheid en complexiteit van de werkzaamheden vraagt om een goede onderlinge afstemming en wederzijds vertrouwen.

Daarom zijn we op zoek naar een ervaren collega die niet alleen ondersteunt, maar ook als gelijkwaardige sparringpartner meedenkt en initiatief neemt.

Wat ga jij doen?

Als directiesecretaresse coördineer, regisseer en controleer jij, samen met je directe collega, het administratieve proces van de regio (waaronder de zorgadministratie, maar tevens processen als vacaturestelling en in- en uitdiensttreding).

Je bent primair verantwoordelijk voor de ondersteuning van de duale regiodirectie waarbij je structuur en overzicht aanbrengt zodat zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Dit komt voornamelijk tot uiting in (complex) agendabeheer en de coördinerende rol die je hebt voor de regio.

Vanuit jouw kennis van correcte (zorg)administratie ondersteun en stimuleer je de secretariaatsmedewerkers (procesondersteuners) die voor onze 8 poliklinieken werkzaam zijn. Je bent functioneel leidinggevende van de front- en backoffice teams waarin de procesondersteuners zijn ingedeeld. Onze front- en backoffice zijn cruciaal in het ondersteunen van de behandelteams, maar zijn ook “het visitekaartje” van onze poliklinieken. Zij zijn de mensen die de telefoon opnemen en die zorgen dat processen soepel lopen. Jij zorgt, samen met de Zorgadministrateur van de regio (als inhoudelijk expert), voor een efficiënte inrichting van de zorgadministratie, stelt procedures en (werk)procesbeschrijvingen op en ziet toe op de naleving hiervan. Zodra je ergens in het administratieve proces kans tot verbeteringen ziet, kom je met een voorstel en stem je hierover af met betrokkenen.

In de regio ben je onderdeel van het Supportteam, een team waarin de HR-adviseur, Businesscontroller, Zorgadministrateur, Inhoudelijk regio adviseurs en Bedrijfsvoerend regioadviseur naast jou zitting nemen. Het team vergadert regelmatig samen met de regiodirectie en stuurt en ondersteunt (ontwikkelingen in) de regio vanuit de doelstellingen in het regiojaarplan, vanuit de inbreng van de eigen expertise. Multidisciplinair samenwerken is dus onderdeel van de functie.

Voor externe partners en overige stakeholders ben jij het gezicht van Accare Overijssel+. Je voert agenda beheer voor (één van de twee) regiodirecteuren en zorgt er zo mede voor dat zij in- en extern voldoende zichtbaar zijn, prioritering in drukke agenda’s is een constante bezigheid. Tevens vormt het directiesecretariaat een link tussen de regio en de ondersteunende diensten van Accare (denk aan HR / Facilitair / Finance / ICT); om in de regio zaken goed lopende te houden en dagelijks te kunnen troubleshooten en prioriteren zijn pro-activiteit, goede communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit cruciaal.

Ben je in staat om behoeften helder te communiceren, maar ook om grenzen te stellen / verwachtingsmanagement uit te voeren? Dan pas je helemaal in deze diverse en uitdagende functie!

Dit krijg je van ons

• Een salaris tussen de €3.560,- tot €4.716,- o.b.v. 36 uur per week, volgens cao GGZ FWG 50.
• In mei krijg je je vakantietoeslag (8,33%) en in december de eindejaarsuitkering van 8,33%.
• Direct een contract voor onbepaalde tijd.
• Per kalenderjaar 166 uren verlof en 35 uren in de vorm van een levensfasebudget (op basis van 36 uur per week).
• Hybride werken is bij ons gebruikelijk, er is in overleg veel mogelijk. Er is een thuiswerkvergoeding.
• Er is veel aandacht voor balans en vitaliteit. Bijvoorbeeld een fietsplan, bedrijfsfitness en een jaarlijks balansbudget (€1.000 bruto, naar rato) dat je kunt inzetten voor een opleiding, verlof of extra salaris.
• Leuke collega’s en een zeer diverse uitdagende baan. Onze regio reikt van Harderwijk tot aan Hengelo en omvat Overijssel en delen van Gelderland.

Wie ben jij?

• Je beschikt minimaal over een afgeronde hbo-opleiding op administratief gebied en ervaring in het leiden of begeleiden van administratieve processen / complex agendabeheer.
• Je bent in staat om snel te schakelen, behoudt overzicht en bent in staat om structuur aan te brengen.
• Je staat stevig in je schoenen en kunt goed prioriteiten te stellen.
• Je kunt medewerkers vanuit (administratieve) inhoud sturing en helderheid bieden en bent in staat om met weerstand (voor verandering) om te gaan.
• Je bent vriendelijk, accuraat en to the point in je communicatie. Je kunt grenzen stellen zonder de relatie uit het oog te verliezen.

Wie zijn wij?

Bij Accare krijg je de kans om jezelf te ontwikkelen en om grenzen te verleggen. Allemaal voor één doel: 13.000 kinderen en jongeren in Noord-, Midden- en Oost-Nederland weer in beweging krijgen en op weg helpen. We geloven dat niemands problemen ‘te complex’ zijn. Daarom investeren we in onderzoek, opleiden en innovatie en bieden we maatwerk, zelfs als dat schuurt. Dat doen we vaak in samenwerking met anderen, zoals gemeenten, scholen en zorgaanbieders.

Ons ideaalplaatje? Een team dat net zo divers is als de kinderen, jongeren en gezinnen die wij helpen. Zover zijn we nog niet, we werken eraan. We waarderen verschillen tussen onze collega’s, dat helpt ons om scherp te blijven en van elkaar te leren. Juist daarom staan we open voor jouw perspectieven en ideeën. Met onze korte lijnen en open cultuur zorgen we samen voor een omgeving waarin je op je plek bent en kunt groeien.

Enthousiast? Laat van je horen!

Je kunt tot en met 13 oktober solliciteren via de sollicitatiebutton. De sollicitatiegesprekken zijn ingepland op woensdagochtend 21 oktober op onze locatie in Hengelo.

Heb je vragen over de functie? Neem dan contact op Marie Reinderink via tel. 06-86879815.

Het aanleveren van een verklaring omtrent gedrag (VOG) is onderdeel van ons indiensttredingsproces. De kosten hiervoor vergoedt Accare.

Wij vinden het fijn om de werving en selectie zelf te doen. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt dan ook niet op prijs gesteld. Contacten hieromtrent lopen uitsluitend via onze afdeling Recruitment via recruitment@accare.nl.